Aksi Perubahan, Dinas Arpus Cilacap Hadirkan Wisata Edukasi Kearsipan

CILACAP – Pengelolaan arsip pada Organisasi Perangkat Daerah atau OPD selaku pencipta arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Cilacap, dinilai masih belum optimal. Bahkan dari audit internal kearsipan yang dilakukan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cilacap, diketahui bahwa pengelolaan arsip sejauh ini masih didasarkan pada pengetahuan yang dimiliki sumber daya manusia Kearsipan, dan belum didasarkan pada kaidah kearsipan yang seharusnya. Hal ini mendorong Dinas Arpus Kabupaten Cilacap menghadirkan aksi perubahan layanan pengelolaan arsip Inaktif secara virtual atau online, melalui wisata edukasi kearsipan.

Dalam kesempatannya Kasi Pelayanan dan Pemanfataan Kearsipan pada Dinas Arpus Kabupaten Cilacap – Rohayat mengungkapkan, bahwa layanan pengelolaan arsip Inaktif secara virtual atau online juga dilatarbelakangi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan khususnya Pasal 9 ayat (3), dan Perda Kabupaten Cilacap Nomor 4 Tahun 2018, tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Pasal 9 ) yang telah mengamanatkan kepada seluruh pencipta arsip untuk melaksanakan pengelolaan arsip dinamis. Meliputi arsip vital, arsip terjaga, arsip aktif, dan arsip inaktif.

Diungkapkan, dari pelatihan kepemimpinan pengawas angkatan II Tahun 2021, pihaknya bersama Dinas Arpus Kabupaten Cilacap mencoba membuat Aksi Perubahan dalam situasi pandemi saat ini. Yakni dalam hal memberikan layanan informasi tentang pengelolaan arsip khususnya arsip inaktif yang bisa diakses secara mudah oleh para pencipta arsip. Salah satunya sumber daya manusia Kearsipan Organisasi Perangkat Daerah (OPD).

Terkait bentuknya, pihaknya menyampaikan, layanan pengelolaan arsip Inaktif secara virtual atau online melalui wisata edukasi kearsipan, didalamnya menyediakan tutorial pengelolaan arsip khususnya arsip inaktif pada Website Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cilacap.

“Wujud dari Aksi Perubahan ini adalah video tutorial tentang Pengelolaan Arsip Inaktif yang dimasukan dalam website Dinas Arpus. Dalam prakteknya nanti, siapa pun itu apakah pengelola arsip OPD atau masyarakat yang akan mengakses/belajar tentang tutorial pengelolaan arsip inaktif cukup ketik website dinas arpus dengan alamat : arpus.cilacapkab.go.id kemudian klik edukasi kearsipan, setelah itu kita tinggal menyimak pembelajaran virtual tersebut,” jelas Rohayat.

Lebih lanjut, tujuan aksi perubahan ini adalah terselenggaranya pengelolaan kearsipan termasuk arsip inaktif yang sesuai kaidah di lingkungan Pemerintah Cilacap. Tujuan ini akan ditempuh melalui tiga capaian. Yaitu dalam jangka pendek tersedianya layanan informasi virtual pengelolaan arsip inaktif melalui wisata edukasi kearsipan pada website Dinas Arpus dan terimplementasinya pengelolaan arsip inaktif di 2 OPD.

Selanjutnya untuk jangka menengah, yaitu tersedianya buku saku elektronik wisata edukasi kearsipan dan terimplementasinya pengelolaan arsip inaktif di 10 OPD. Sedangkan untuk jangka panjang yaitu terimplementasinya pengelolaan arsip inaktif di seluruh 16 OPD dan tersedianya SOP pengelolaan arsip inaktif,

“Aksi Perubahan ini tentunya ingin membawa manfaat, antara lain bagi organisasi adalah terlaksananya salah satu tusi organisasi yaitu memberikan layanan informasi pengelolaan kearsipan. Kemudian bagi pemerintah dapat menambah pengetahuan SDM Kearsipan OPD di lingkungan Pemkab Cilacap tentang pengelolaan arsip. Sementara itu untuk Masyarakat akan lebih mudah mendapatkan informasi tentang pengelolaan arsip. Termasuk bagi akademisi dan stakeholder terkait yang akan dimudahkan mencari data untuk bahan pembelajaran,” tambah Rohayat.

Rohayat menambahkan, adanya wahana edukasi ini diharapkan nantinya dapat menghasilkan pembelajaran dari web tersebut kemudian dipraktekan secara mandiri oleh sumber daya manusia Kearsipan di lingkungan OPD masing-masing.

“Sehingga kedepan arsip dapat terkelola dan terpelihara dengan baik. Termasuk jika suatu saat dibutuhkan, arsip tersebut masih terawat dan mudah diketemukan,” pungkasnya.

(Guruh)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *